Kebutuhan Untuk Membangun Sistem Informasi Korporasi

Kebutuhan Membangun SI Koorporasi (Budi Sutedjo, bab 3)Transformasi Alat Bantu Menjadi Strategi.

Pada awalnya SI diposisikan sebagai alat bantu untuk mengintegrasikan data dan

meningkatkan kualitas informasi semata, maka kini SI telah menjadi strategi

bisnis yang sangat hebat.

Tekanan terhadap perusahaan dan upaya perusahaan untuk menghadapinya

(sumber : Turban, 2001)

Dalam menjalankan fungsinya, sangat membutuhkan manajerial informasi untuk membuat keputusan, mengelola kompleksitas hubungan antara organisasi dan lingkungannya, serta menjadikannya sebagai dasar pengendalian.

           

Peranan informasi terhadap keputusan manajerial.

Semakin lengkap informasi yang diperoleh manajer, mereka akan semakin memiliki kepastian dalam mengambil keputusan.

Siklus Informasi

Pengolahan data termasuk : pencatatan (recording/ capturing), manipulasi data,

klasifikasi, kalkulasi, sorting, merging, summarizing, storing dan retrieving.

Kualitas Informasi :

Kualitas ditentukan oleh beberapa faktor, yaitu ;

-      Keakuratan dan teruji kebenarannya

-      Kesempurnaan informasi

-      Tepat waktu

-      Relevansi

-      Mudah dan murah

Tingkatan SI

Beberapa jenis SI berbasis TI dikembangkan berdasarkan lini menajerial, adapun tingkatan SI tsb adalah :

1.Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing Systems - TPS), merupakan hasil perkembangan dari pembentukan kantor elektronik, dimana sebagian dari pekerjaan rutin diotomatisasik termasuk untuk pemrosesan transaksi.

2.SIM, adalah kelengkapan pengelolaan dari proses-proses yang menyediakan informasi untuk manajer guna mendukung operasi dan pembuatan keputusan dalam sebuah organisasi.

3.SPK, peningkatan dari SIM dengan penyediaan prosedur khusus dan pemodelan yang unik yang membantu manajer dalam memperoleh alternatif-alternatif.

4.SI e-business, dibangun untuk menjawab tantangan pengintegrasian data dan informasi dari proses bisnis berbasis internet.

Perkembangan SI

-SI Tradisional : Pengelolaannya dan pengoperasian secara manual atau semi-manual tanpa penggunaan komputer.

-SI Komputer : Pengelolaannya dan pengoperasian dengan menggunakan Komputer personal.

-SI Jaringan Perkantoran : Pengelolaannya dan pengoperasian dengan komputer dan komputer yang satu dengan yang lain dapat terhubung dalam ruang lingkup tertentu yg lebih kecil seperti LAN(local Area Network).

-SI Lintas Platform : Perkembangan dari SI Komputer jaringan Perkantoran yang lebih luas, dan penggunaan akan fasilitas Internet.

SI sebagai Strategi Perusahaan

SI telah menjadi strategi bisnis yang sangat hebat. Penerapan SI di hampir semua  bidang usaha bisnis merupakan salah satu strategi untuk menjawab tekanan-tekanan yang dialami oleh perusahaan.

Manfaat yang dapat dipetik oleh perusahaan dengan pembangunan SI, antara lain :

1.  Integrasi data dan informasi

2.  Sistem pengorganisasian data memungkinkan sistem bebas redudansi data

3.  Meningkatkan kecepatan dan keakuratan penyusunan laporan manajerial

4.  Meningkatkan kualitas produk dan kecepatan layanan konsumen

5.  Meningkatkan citra perusahaan

Tahap Pembentukan SI

Membentuk SI korporasi tidak mudah dan memerlukan beberapa tahapan, meliputi :

1.Membangun sistem pemrosesan transaksi melalui pembangunan kantor elektronik seoptimal mungkin

2.Membangun SIM berbasis jaringan komputer yang akan mengolah DB perusahaan, menghasilkan laporan-laporan dan grafik-grafik serta mendistribusikan kepada pihak pengambil keputusan dalam perusahaan dengan tepat waktu dan akurat. SIM ini akan menyehatkan aliran informasi di dalam perusahaan.

3.Membangun SPK untuk mengolah DB, untuk membantu para pimpinan dalam menentukan alternatif keputusan manajerial.

4.Mengembangkan SI yang bersifat lintas platform, yaitu SI yang mampu menjembatani perbedaan antar platform SI bisnis yang akan bergabung satu sama lain.

Klasifikasi SI

Klasifikasi yang umum dipakai antara lain didasarkan pada :

A.  Level organisasi

B.  Area fungsional

C.  Dukungan yang diberikan,

D.  Klasifikasi menurut aktivitas manajemen, dan

E.  Arsitektur SI.

A.Klasifikasi SI Menurut Level Organisasi

Dikelompokkan menjadi :

•SI departemen, hanya digunakan dalam sebuah departemen. Misal :

departemen SDM yang memiliki sejumlah program/ aplikasi.

•SI perusahaan, sistem terpadu yang dapat dipakai oleh sejumlah departemen secara bersama. Misal : SI PT mengintegrasikan bagian pengajaran, keuangan dan kemahasiswaan.

•SI antar organisasi, jenis SI yang menghubungkan dua organisasi atau lebih.

Misal : IBM + Apple + Motorola VS Intel untuk pasar CPU (disebutPowerPC).

Model IOS banyak diimplementasikan dalam perdagangan elektronis (e-

Commerce), sering dikenal dengan istilah B2B.

B. Klasifikasi SI Area Fungsional

Area Fungsional	Tugas	Keterangan
Penjualan dan pemasaran - MKIS	Menangani penjualan dan pemasaran produk/ jasa yang dihasilkan perusahaan	SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi pemasaran. Misalnya berupa ringkasan perusahaan
Manufaktur (produksi) - M/P IS	Menghasilkan produk	SI yang bekerja sama dengan SI lain untuk mendukung menajemen perusahaan (perencanaan maupun pengendalian) dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk dan jasa yang dihasilkan perusahaan. Misalnya berupa bahan mentah, profil vendor baru, dan jadual produksi
Keuangan (FIS)	Mengelola aset keuangan perusahaan	SI yang menyedikan informasi pada fungsi keuangan (departemen atau bagian keuangan) yang menyangkut keuangan perusahaan. Misalnya berupa ringkasan arus kas (cash flow) dan informasi pembayaran
Akuntansi (AIS)	Memelihara rekaman transaksi keuangan dalam perusahaan	SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi akuntansi,mencakup semua transaksi yang berhubungan dengan keuangan perusahaan.
SDM (HRIS)	Mengelola personalia perusahaan	SI yang menyediakan informasi yang dipakai oleh fungsi personalia. Misalnya informasi gaji, ringkasan pajak, dan tunjangan hingga kinerja pegawai.

C. Klasifikasi SI Berdasarkan Dukungan yang Tersedia

Sistem	Fungsi	Pemakai/User
TPS	Menghimpun dan menyimpan informasi Transaksi	Orang yang memproses transaksi
MIS	Mengkonversi data yang berasal dari TPS menjadi informasi yang berguna untuk mengelola organisasi dan memantau kinerja	Semua level manajemen
DSS	Membantu pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi, model atau perangkat untuk menganalisa informasi	Analis, manajer, profesional
EIS	Menyediakan informasi yang mudah diakses dan bersifat interaktif, tanpa mengharuskan eksekutif menjadi ahli analisis	Menajemen tingkat menengah dan atas
ES	Menyediakan pengetahuan pakar pada bidang tertentu untuk membantu pemecahan masalah	Orang yang hendak memecahkan masalah yang memerlukan kepakaran
OAS	Menyediakan fasilitas untuk memproses dokumen maupun pesan sehingga pekerjaan dapat dilakukan secara efisien dan efektif	Staf maupun manajer
GSS	Menyediakan komunikasi melalui sarana/ infrastruktur teknologi	Sejumlah orang yang bekerja dalam suatu kelompok

D. Klasifikasi SI menurut Aktivitas Manajemen

Menurut Ebert dan Griffin, 2003

1.  SI Pengetahuan : SI yang mendukung aktivitas pekerja berpengetahuan. Kategori ini : ES dan OAS

2.  SI Operasional : berurusan dengan operasi organisasi sehari-hari. Kategori ini : TPS, SIM, DSS.

3.  SI Manajerial : menunjang kegiatan manajerial. Menyediakan diantaranya (Turban, McLean dan Wetherbe, 1999) :

-      Ringkasan Statistik

-      Laporan Perkecualian

-      Laporan periodis dan ad hoc report

-      Analisis perbandingan : kompititor, kinerja masa lalu, standar industri

-      Proyeksi : kas, pangsa pasar, penjualan

-      Pendektesian masalah secara dini

-      Keputusan rutin

-      Hubungan antar manajer.

4.    SI strategis : digunakan untuk menangani masalah strategis dalam organisasi.

E. Klasifikasi SI menurut Arsitektur Sistem

Dibedakan menjadi 3 jenis, yaitu :

•    Sistem berbasis mainframe

•    Sistem PC tunggal

•    Sistem tersebar atau sistem komputasi jaringan

Kegagalan SI

Harapan untuk mencapai sukses dari pembangunan sistem bisnis tsb. tentu akan merasuki setiap pembuatnya, tetapi para pembuat harus menyadari adanya potensi kegagalan. Adapun faktor kegagalan, a.l :

1. Kebanyakan orang memandang Si adalah hal yang paling utama dan penting,  sementara mereka melupakan komitmen dan konsistensi terhadap materi informasi, produk dan respon layanan kepada konsumen

2. Pengelola perusahaan merasa bahwa pembangunan SI merupakan tugas dan kewajiban departemen TI sehingga segala sesuatu bahkan yang sifatnya kebijakan, diserahkan sepenuhnya ke departemen TI yang notabene orang teknik dan bukan perumus strategi perusahaan

3. Konsentrasi ahli SI sering lebih terarah pada penggunaan teknologi TI terbaru dan kemudahan bagi dirinya dalam melakukan pemrograman daripada penyusunan prosedur pengolahan data yang valid dan jitu sehingga pemakai sering mengalami kesulitan dalam pengoperasian sistem karena mereka harus menyesuaikan dengan kemauan pembuat sistem

4. Interface SI seringkali kurang interaktif, komunikatif, dan agak sulit digunakan oleh pemakai karena interface sering dibangun berdasarkan selera dan kemampuan bahasa pembuatnya

5. Seluruh komponen perusahaan masih membutuhkan waktu untuk beradaptasi terhadap perubahan SI tradisional menjadi berbasis TI.

Tantangan Membangun SI E-Business

1. Tantangan strategi bisnis : bagaimana perusahaan merumuskan dan menuangkan strategi bisnis yang andal. Strategi khusus untuk memenangkan pasar misalnya strategi harga, strategi produk, distribusi, teknologi dsb.

2. Tantangan globalisasi : perusahaan lokal yang masuk ke pasar global harus memahami seluk beluk bisnis dalam lingkungan ekonomi global. Lingkup pasar menjadi luas, perbedaan platform (bahasa, budaya, politik dsb) dapat menjadi sumber permasalahan dan ancaman kerugian yang tidak kecil. Bahkan mungkin menghambat pengembangan aliran informasi.

3. Tantangan arsitektur informasi : tantangan globalisasi mendorong perusahaan sampai pada keputusan untuk mengembangkan arsitektur informasi standar yang  dapat memanfaatkan infrastruktur TI guna mendukung tujuan bisnisnya.

4. Tantangan investasi : harus mampu merumuskan visi dan anggaran untuk berinvestasi TI dengan skala yang luas.

5. Tantangan kemampuan untuk merespon dan mengontrol : agar SI yang dibentuk mudah dipahami, dioperasikan dan dikontrol dan mampu memberikan respon yang  cepat dan tepat

6. Tantangan operasional : perlu mendapat perhatian yang serius dan hati-hati dari pengelola perusahaan yang ingin mengembangkan ASI dengan skala yang luas yang mendukung terbentuknya SI e-business.

Referensi: 

file:///C:/Users/hana/Downloads/SI%20Koorporasi%20(1).pdf, http://widuri.raharja.info/images/4/42/Siklus_informasi.jpeg, http://urielovers.blogspot.com/2013/10/kebutuhan-untuk-membangun-sistem.html